MẪU ĐƠN XIN NGHỈ CÔNG TY VÀ CÁCH VIẾT XIN NGHỈ PHÉP CÔNG TY

Khi cần nghỉ làm để giải quyết việc cá nhân, chăm sóc sức khỏe hoặc tham dự một sự kiện gia đình, người lao động nên gửi đơn xin nghỉ đến người quản lý và bộ phận nhân sự. Vậy đơn xin nghỉ cần có những nội dung gì? Nên trình bày lý do ra sao? Bài viết dưới đây, HBR Holdings Careers hướng dẫn chi tiết cách viết đơn xin nghỉ phép công ty, đồng thời cung cấp các mẫu đơn dành cho trường hợp nghỉ một ngày, nghỉ nhiều ngày, nghỉ đột xuất và nghỉ không hưởng lương. 

1. Khi nào cần sử dụng đơn xin nghỉ phép?

Đơn xin nghỉ phép là văn bản được người lao động gửi đến người có thẩm quyền để đề nghị tạm nghỉ trong một khoảng thời gian nhất định. Việc làm đơn giúp người quản lý nắm được lý do, thời gian nghỉ và chủ động sắp xếp công việc hoặc lịch học.

Tùy từng trường hợp, người làm đơn có thể sử dụng:

• Đơn xin nghỉ phép năm.
• Đơn xin nghỉ việc riêng.
• Đơn xin nghỉ không hưởng lương.
• Đơn xin nghỉ ốm.
• Đơn xin nghỉ thai sản.

Nội dung đơn xin nghỉ cần nêu rõ lý do, thời gian bắt đầu và kết thúc kỳ nghỉ, đồng thời tuân thủ quy định của doanh nghiệp, cơ quan. Người làm đơn nên gửi trước thời điểm dự kiến nghỉ để cấp có thẩm quyền xem xét và phê duyệt, trừ trường hợp phát sinh đột xuất.

2. Cấu trúc của một mẫu đơn xin nghỉ chuyên nghiệp

Một mẫu đơn xin nghỉ chuyên nghiệp nên bao gồm những thành phần sau:

• Quốc hiệu – Tiêu ngữ (nếu cần)
  Sử dụng trong các mẫu đơn hành chính trang trọng. Email hoặc biểu mẫu nội bộ có thể trình bày theo quy chuẩn riêng của doanh nghiệp. Lưu ý Quốc hiệu - tiêu ngữ không phải thành phần bắt buộc của mọi đơn nghỉ phép tại doanh nghiệp. 
• Tên đơn
  Ghi đúng mục đích sử dụng, chẳng hạn “Đơn xin nghỉ phép”, “Đơn xin nghỉ không hưởng lương”, “Đơn xin nghỉ việc” hoặc “Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động”.
• Phần kính gửi
  Có thể bao gồm người quản lý trực tiếp, Trưởng bộ phận, Phòng Nhân sự, Ban Giám đốc, giáo viên chủ nhiệm, giảng viên hoặc Ban Giám hiệu.
• Thông tin người làm đơn
  Ghi đầy đủ họ tên, mã nhân viên hoặc mã học sinh, chức vụ, bộ phận, lớp hoặc khoa.
• Thời gian xin nghỉ
  Nêu rõ ngày bắt đầu, ngày kết thúc, tổng số ngày làm việc xin nghỉ và ngày dự kiến trở lại làm việc.
• Lý do xin nghỉ
  Lý do cần trung thực, ngắn gọn và chỉ cung cấp những thông tin cá nhân thực sự cần thiết.
• Kế hoạch bàn giao
  Đối với đơn xin nghỉ phép một ngày hoặc ngắn hạn thì không cần kế hoạch bàn giao. Với trường hợp nghỉ nhiều ngày hoặc công việc có đầu việc cần theo dõi liên tục, nên ghi người hỗ trợ và nội dung cần bàn giao.
• Cam kết, lời cảm ơn và chữ ký
  Ghi ngày lập đơn, lời cam kết, chữ ký của người làm đơn và phần xác nhận theo quy trình của đơn vị.

>> Xem thêm: HƯỚNG DẪN CÁCH VIẾT CV CHO SINH VIÊN CHI TIẾT TỪ CON SỐ 0

3. Mẫu đơn xin nghỉ phép công ty đầy đủ, dễ sử dụng

Dưới đây là mẫu đơn xin nghỉ phù hợp với phần lớn doanh nghiệp. Người lao động có thể thay đổi phần kính gửi và hình thức nghỉ theo quy định nội bộ.

Tải và chỉnh sửa mẫu đơn xin nghỉ phép công ty TẠI ĐÂY 

Mẫu trên phù hợp khi cần viết đơn xin nghỉ phép công ty theo hình thức hành chính. Nếu doanh nghiệp sử dụng email hoặc phần mềm nhân sự, người lao động có thể rút gọn phần quốc hiệu, tiêu ngữ và chữ ký. 

4. Mẫu đơn xin nghỉ một ngày

Mẫu này phù hợp khi người lao động cần nghỉ trọn một ngày để giải quyết công việc cá nhân.

Chỉnh sửa và tải mẫu đơn xin nghỉ phép công ty một ngày TẠI ĐÂY 

5. Mẫu đơn xin nghỉ nhiều ngày

Khi nghỉ từ hai ngày trở lên, người lao động cần trình bày kế hoạch bàn giao cụ thể hơn.

Chỉnh sửa và tài mẫu đơn xin nghỉ nhiều ngày TẠI ĐÂY 

6. Mẫu đơn xin nghỉ không hưởng lương

Nghỉ không hưởng lương thường được sử dụng khi người lao động đã hết phép năm hoặc cần nghỉ trong thời gian dài.

Ngoài các trường hợp nghỉ không hưởng lương được pháp luật quy định, người lao động không nên tự ý nghỉ khi chưa có sự đồng ý của doanh nghiệp.

Chỉnh sửa và tải mẫu đơn xin nghỉ không hưởng lương TẠI ĐÂY 

Trước khi nghỉ dài ngày, nên trao đổi với HR về ảnh hưởng có thể có đối với:

• Tiền lương.
• Bảo hiểm xã hội.
• Bảo hiểm y tế.
• Thưởng chuyên cần.
• Thưởng hiệu suất.
• Phúc lợi nội bộ.
• Cách tính thời gian làm việc.

7. Mẫu đơn xin nghỉ đột xuất

Với việc phát sinh bất ngờ, người lao động nên ưu tiên thông báo ngay cho quản lý. Sau đó, có thể bổ sung nội dung sau:

Chỉnh sửa và tải mẫu đơn xin nghỉ đột xuất TẠI ĐÂY  

Nếu chưa thể xác định chính xác thời gian quay lại, hãy nói rõ thời điểm dự kiến cập nhật:

“Hiện tôi chưa thể xác định chính xác thời gian trở lại. Tôi sẽ cập nhật cho quản lý và Phòng Nhân sự trước 16 giờ ngày hôm nay.”

Cách viết này rõ ràng và có trách nhiệm hơn việc bỏ trống thông tin.

8. Mẫu email xin nghỉ phép công ty

Khi doanh nghiệp chấp nhận email, người lao động không cần trình bày quốc hiệu và tiêu ngữ. Tuy nhiên, email vẫn phải có đủ thời gian nghỉ, lý do và phương án bàn giao.

Chỉnh sửa và tải mẫu email xin nghỉ phép công ty TẠI ĐÂY 

9. Quy định về ngày nghỉ người lao động cần biết

Theo Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm việc đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động được nghỉ hằng năm và hưởng nguyên lương theo hợp đồng.

9.1. Số ngày nghỉ theo quy định

• Người làm việc chưa đủ 12 tháng được tính số ngày nghỉ hằng năm theo tỷ lệ tương ứng với thời gian làm việc.
• Cứ đủ 05 năm làm việc cho cùng một người sử dụng lao động, số ngày nghỉ hằng năm được tăng thêm 01 ngày.

9.2. Những trường hợp nghỉ việc riêng hưởng nguyên lương

Theo Điều 115 Bộ luật Lao động 2019, người lao động được nghỉ việc riêng và hưởng nguyên lương trong các trường hợp:

• Bản thân kết hôn: nghỉ 03 ngày.
• Con đẻ hoặc con nuôi kết hôn: nghỉ 01 ngày.
• Cha, mẹ, vợ, chồng, con hoặc những chủ thể gia đình được luật liệt kê qua đời: nghỉ 03 ngày.

Người lao động phải thông báo cho người sử dụng lao động về việc nghỉ.

Ngoài ra, người lao động được nghỉ không hưởng lương 01 ngày và phải thông báo trong một số trường hợp như ông, bà, anh, chị hoặc em ruột qua đời; cha hoặc mẹ kết hôn; anh, chị hoặc em ruột kết hôn.

Các trường hợp nghỉ không hưởng lương khác do người lao động và doanh nghiệp thỏa thuận. Các quy định này được thể hiện tại Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14; cách tính số ngày nghỉ hằng năm trong một số trường hợp được hướng dẫn tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

10. Nên gửi đơn xin nghỉ trước bao lâu?

Bộ luật Lao động không đặt ra một thời hạn báo trước chung áp dụng cho mọi yêu cầu nghỉ phép năm. Thời gian gửi đơn thường phụ thuộc vào:

• Nội quy lao động.
• Quy chế nghỉ phép của công ty.
• Vị trí công việc.
• Thời gian nghỉ.
• Tình hình nhân sự.
• Tính chất khẩn cấp của lý do xin nghỉ.

Người lao động có thể tham khảo cách xử lý sau:

• Nghỉ nửa ngày hoặc 01 ngày có kế hoạch: báo trước ít nhất 01–03 ngày làm việc.
• Nghỉ từ 02–03 ngày: nên báo trước khoảng 03–07 ngày.
• Nghỉ dài ngày: nên báo trước ít nhất 01–02 tuần.
• Nghỉ đột xuất: thông báo ngay khi phát sinh sự việc.
• Nghỉ theo lịch đặc biệt của doanh nghiệp: thực hiện đúng thời hạn trong quy chế nội bộ.

Các mốc trên là khuyến nghị để thuận tiện trong quản lý, không phải thời hạn pháp luật áp dụng chung cho mọi doanh nghiệp.

Tại HBR Holdings Careers, bạn không chỉ tìm thấy một công việc mà còn có cơ hội phát triển trong môi trường chuyên nghiệp, hiện đại và định hướng dài hạn với nhiều chính sách đào tạo và phát triển nổi bật:

• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại, đề cao hiệu quả và sự phát triển lâu dài của mỗi cá nhân
• Lộ trình thăng tiến rõ ràng, cơ chế đánh giá theo năng lực và ưu tiên phát triển nhân sự nội bộ
• Cơ hội cập nhật kiến thức mới về AI, RPA, Digital Marketing, dữ liệu và kỹ năng lãnh đạo
• Làm việc cùng đội ngũ quản lý, Trainer giàu kinh nghiệm thực chiến trong lĩnh vực Kinh doanh – Marketing – Giáo dục
• Tham gia hệ sinh thái giáo dục hàng đầu gồm Học tiếng Anh Langmaster, IELTS LangGo, BingGo Leaders và Trường Doanh nhân HBR
• Nhân sự có cơ hội được tài trợ/tham gia các workshop, khóa học nội bộ nâng cao chuyên môn. Gói đào tạo phát triển năng lực lên tới 100 triệu đồng/năm từ các khóa học chuyên sâu
• Được sử dụng thư viện sách chuyên môn miễn phí về kỹ năng nghề nghiệp và quản lý
• Nhiều ưu đãi học phí hấp dẫn trong toàn hệ sinh thái giáo dục của HBR Holdings
• Cơ hội tham gia các dự án quy mô lớn và mở rộng năng lực chuyên môn thực tiễn

Khám phá ngay cơ hội nghề nghiệp tại HBR Holdings Careers để chủ động bứt phá sự nghiệp trong tương lai!

Kết luận

Một mẫu đơn xin nghỉ rõ ràng, đầy đủ thông tin và được gửi đúng quy trình không chỉ giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn tạo điều kiện để doanh nghiệp chủ động sắp xếp nhân sự, bàn giao công việc. Tùy vào thời gian và lý do nghỉ, bạn nên lựa chọn mẫu phù hợp, trình bày ngắn gọn, trung thực và gửi đến người quản lý trong thời gian sớm nhất.